Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Team möteskoordinator
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en engagerad och organiserad Team möteskoordinator som kan säkerställa att våra interna och externa möten planeras, genomförs och följs upp på ett professionellt och effektivt sätt. Som Team möteskoordinator kommer du att spela en nyckelroll i att stödja våra teamledare och medarbetare genom att hantera möteslogistik, kommunikation och dokumentation. Du kommer att arbeta nära olika avdelningar och fungera som en central kontaktpunkt för mötesrelaterade frågor.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter inkluderar att boka möten, förbereda agendor, skicka ut inbjudningar, säkerställa att rätt teknik finns tillgänglig, samt dokumentera och distribuera mötesprotokoll. Du kommer också att följa upp åtgärdspunkter och se till att deadlines hålls. Rollen kräver god kommunikationsförmåga, stark organisationsförmåga och en förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt.
Vi söker dig som är självgående, lösningsorienterad och har ett öga för detaljer. Du bör ha erfarenhet av administrativt arbete, gärna i en koordinerande roll, och vara van vid att arbeta i digitala verktyg som kalenderhanteringssystem, videokonferensplattformar och dokumentdelningstjänster. Du trivs i en dynamisk miljö och har en positiv inställning till att stödja andra i deras arbete.
Som Team möteskoordinator kommer du att bidra till att skapa struktur och effektivitet i vår organisation. Du kommer att vara en viktig del av vårt administrativa team och ha möjlighet att utvecklas i en roll med stort ansvar och varierande arbetsuppgifter. Om du är en person som gillar att ha ordning och reda, tycker om att samarbeta med andra och vill vara med och skapa en smidig arbetsmiljö, då är detta rätt roll för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Planera och boka interna och externa möten
- Förbereda och distribuera mötesagendor
- Skicka ut mötesinbjudningar och påminnelser
- Säkerställa att mötesteknik och lokaler är i ordning
- Föra protokoll och dokumentera mötesanteckningar
- Följa upp åtgärdspunkter och deadlines
- Koordinera med olika avdelningar för möteslogistik
- Hantera ändringar och avbokningar effektivt
- Stödja teamledare med mötesrelaterade uppgifter
- Underhålla och uppdatera möteskalendrar
Krav
Text copied to clipboard!- Erfarenhet av administrativt eller koordinerande arbete
- God förmåga att organisera och prioritera arbetsuppgifter
- Starka kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift
- Vana att arbeta med digitala verktyg och kalendersystem
- Förmåga att arbeta självständigt och ta egna initiativ
- Noggrannhet och uppmärksamhet på detaljer
- God samarbetsförmåga och serviceinriktad attityd
- Flexibilitet och förmåga att hantera förändringar
- Tidigare erfarenhet av mötesplanering är meriterande
- Gymnasieutbildning eller motsvarande krävs
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Har du tidigare arbetat som möteskoordinator eller i en liknande roll?
- Hur hanterar du flera mötesförfrågningar samtidigt?
- Vilka digitala verktyg har du erfarenhet av för möteshantering?
- Hur säkerställer du att mötesprotokoll är korrekta och distribueras i tid?
- Hur hanterar du ändringar i sista minuten inför ett möte?
- Kan du ge exempel på hur du har förbättrat mötesprocesser tidigare?
- Hur prioriterar du när flera möten krockar i schemat?
- Hur samarbetar du med olika avdelningar för att koordinera möten?
- Vilken typ av möten har du mest erfarenhet av att koordinera?
- Hur säkerställer du att alla deltagare är informerade och förberedda inför ett möte?
